“采购人一般都是电话告诉我们他们需要买什么东西，然后我们就开始做了。”某政府采购代理机构的工作人员如是介绍他们受委托的方式。据了解，在政府采购的操作实践中，类似这种没有签书面委托代理协议就代理政府采购项目的情况还不少。在笔者看来，书面委托协议在委托代理中其实是十分必要的。
把委托的事项都在委托协议中写清楚，被委托人在代理受委托的事务中，就可以比照委托协议一一去完成，这可以在很大程度上避免代理的过程中漏了项或是超越权限代理。对此，有些代理机构的从业人员却不以为然：“反正电话里都说清楚了，没必要多此一举。”其实，书面委托代理协议对代理机构来说不仅仅是一种约束，同时还是一种保护。
如果没有书面委托协议，一旦发生“纠纷”，代理机构可能成为最大的“受害人”。近日，某招标公司就在一次医疗器械采购的代理中因为没签书面委托代理协议遇到麻烦。据介绍，在这次采购中，采购人代表与招标公司的部门经理一起吃饭时，提出了口头委托。这一委托，对于已经很久没有项目做的招标公司来说，无疑是一大喜讯。餐桌上，招标公司的部门经理就详细询问了采购人代表这批医疗器械的具体要求。次日，招标公司的部门经理就发出了招标公告，开始就这批医疗器械进行采购。
但在评审结果出来后，采购人代表却更中意综合排名第三的供应商。招标公司倍感无奈：“我们招标文件已经规定了确定供应商的原则，如果你们选第三名，要是第一名、第二名知道了，肯定会质疑，也许还会上升到投诉。到时候，你们倒是没事，但我们的饭碗可就砸了……”由于招标公司对其决定没有积极支持，采购人代表便“翻脸”了：“我们买东西，最终的决定权当然是我们。你们帮我们买东西怎么能不按我们的要求做?这个项目我们不要了，我们找别人采去。”
对此，招标公司的部门经理非常恼火，很想到监管部门“状告”采购人代表。此时，这位项目经理才想到“没有委托代理协议”怎么证明自己受了采购人的委托才实施了招标这一行为。无奈，招标公司最终只有选择忍气吞声，笑脸苦求采购人代表采购结果……
政府代理机构要想更好地组织好政府采购活动，要想更好地维护自己的权益，书面委托代理协议不可少。这也是法律的要求，根据《中华人民共和国政府采购法》第二十条规定，采购人依法委托采购代理机构办理采购事宜的，应当由采购人与采购代理机构签订委托代理协议，依法确定委托代理的事项，约定双方的权利义务。政府代理机构在代理被委托的事宜中，还可能遇到这样的情况，采购人代表临时对采购需求进行调整。此时，代理机构也别忘了让其把调整的内容补充进委托协议中，并让其签字确认。