一、标题
一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成，位置在第一行正中。
二、称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头则不必再写受文单位。
三、正文
正文的内容要另起一行，空两格写，一般来说以下内容应该写出：
1.表扬的理由。用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果和意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，用事实说话，尽量不要空泛地谈道理。
2.行为的意义，在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义,如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好道德。
四、结尾
该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某位员工给予表扬，如“某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬”。如果表扬信是写给受表扬者本人的，则感情应当深入，适当谈些“我们深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。在结尾处写上“此致敬礼”等结束用语，“此致”、“祝”等字要写在行尾，其余的字要另起一行顶格写。
五、落款
落款应写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。
认真查阅资料后，小张便动手写作。很快，一封热情而质朴的表扬信便写成了。信中既客观诚恳地表扬了李师傅的工作成绩，又指出其起到了一定的精神带头和表率作用。小张高兴地将表扬信交给了领导，领导十分满意。